デッドライン仕事術　すべての仕事に「締切日」を入れよ

仕事のスピードを3倍にする

　なぜ、日本の会社は残業が多いのか。その原因は、ホワイトカラーの生産性が低いことに尽きる。

　ただし、ものづくりの現場である工場は高い生産性を保っている。なぜ、ブルーカラーにできることがホワイトカラーにできないのか？

　それは、ホワイトカラーと違って、工場の仕事は「効率の良し悪し」が誰の目にも見えるからだ。

　例えば、AさんからZさんまで26人の従業員が流れ作業で製品を作っているとする。そのうち25人は1時間に10の仕事がこなせるが、Jさんだけが5の仕事しかできない。すると、Ｊさんのところに半製品が溜まって作業が滞る。

　その状況を改善するには、Ｊさんに効率よく作業をさせるような工夫をするか、能力を持った人に交代させればいい。

　しかし、ホワイトカラーの仕事はそうはいかない。実際は工場と同じように流れ作業で動いているはずだが、全体の生産性が上がらない時、どこに半製品が溜まっているのかが見えないのである。

　従って、ホワイトカラーの生産性を上げるには、まずは各自の仕事の進捗状況を「可視化」することで、問題を顕在化させることだ。誰が流れを堰き止めているのかを明らかにしなければ、全体の作業を効率化することはできない。

生産性を下げている3つの問題点

　そもそも日本のホワイトカラーの生産性を下げている問題点は3つある。

　まず、「やる必要のない作業に多くの時間を費やしている」ことだ。

　例えば書類を作成する時、見栄えを整えることに熱心な人がいる。上司を説得するための資料までパワーポイントで作る。同じ内容を伝えるのに時間が余計にかかるなら、それは無駄でしかない。

　2番目は、「集中して仕事をしていない」ことだ。日本では皆が机を並べて仕事をしているので、話しかけられて作業を中断させられることが多い。