ハーバード式「超」効率仕事術

目標を設定し、優先順位をつける

　「どうしたらそんなに多くのことをこなせるんですか」。私はよく、そう聞かれる。

　この5年間、私は資産運用会社の会長を務め、ハーバード・ビジネススクールでも常勤で教鞭をとった。上場企業2社の取締役や、医療財団と医学研究所の理事も務めた。さらに、3冊の本を執筆し、新聞などに約100本の記事も発表している。

　私が多くをこなせるのは、これまでの長いキャリアの中で、次の3つの考え方を取り入れれば、生産性を最大限に高められることを学んだからだ。

• • ・目標を明確に表し、優先順位をつける。
  • ・最終的な結果を念頭に置く。
  • ・雑事に手間をかけない。

　ここではまず、優先順位にそった目標の設定と、時間配分について説明しよう。これは、次の6段階から成るプロセスである。

①現在の活動と計画中の活動をすべて書き出す

　すべき仕事を1枚か2枚の紙に全部書き出してみる。例えば、報告書のファイリングや文書の見直しといった日常業務も全部書き出す。

　そして、自分が何をしたいのかを考える。例えば、キャリアアップといった長期的な目標だ。あるいは、新しいスキルを身につけるとか、より多くの同業者と知り合うといった、短期的な目標でもいい。仕事を書き出した紙に、そうしたキャリアの夢や目標を加えてみよう。

②書き出したことを時間軸で分類する

　次に、リストを以下の3つに分類する。

・長期目標

　少なくとも5年後より先の長期的なキャリアの目標をここに入れる。例えば、司法試験に受かったばかりの若者なら、判事や検事、企業の法律顧問などだ。

・中期目標

　今後3カ月～2年後の仕事上の目標をここに入れる。例えば、ITシステムのプロジェクトを完成させることなどである。

・短期目標

　ここに入るのは、日ごとや週ごとの活動目標だ。例えば、短い報告書を書くこと、顧客の問題を解決することなどである。

　次に、それぞれの中期目標に関係する短期目標が1つか2つあることを確認しよう。短期目標がない場合には、その中期目標の達成を助ける行動を考え、それを短期目標のリストに加える。